Tietosuojaseloste

1. Terveydenhuollon toimintayksikkö

Mynämäen Hammaslääkärikeskus Oy
Keskuskatu 13 b, 23100 Mynämäki

Mynämäen Hammaslääkärikeskuksen potilasrekisteri on sen toimintayksikössä käytössä niiden terveydenhuollon ammattihenkilöiden kesken, jotka toimivat Mynämäen hammaslääkärikeskuksen tiloissa.

2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Aaro Anttila
Puh. 040 5430329
mynhammas@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Mynämäen Hammaslääkärikeskus Oy:n potilas/asiakasrekisteri

4.Rekisterin käyttötarkoitus

Potilaiden tutkimusten ja hoidon järjestäminen, suunnittelu ja toteutus.
Asiakassuhteen ylläpito.
Potentiaalisten asiakkaiden rekisteröinti kotisivujen yhteydenotoista.
Potilasrekisteritietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määrätty ellei muussa laissa ole toisin säädetty.
Rekisterinpitäjän keskitetysti yhteiskäytössä olevan potilasrekisterin osarekisterit
• ajanvarausrekisteri
• sairauskertomusrekisteri
• laboratorio- ja röntgentutkimuksen rekisteri
• laskutusrekisteri

5. Potilasrekisterin tietosisältö

Rekisterinpitäjän hoidossa olevat/olleet potilaat/asiakkaat
– potilaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot
– potilaan nimeämä yhteyshenkilö, alaikäisen potilaan huoltaja
– ajanvaraustiedot
– laboratorio-, röntgen- ja muut tutkimustiedot
– potilaan hoidon kannalta olennaiset terveydentilatiedot (sairaskertomus,
potilaskortti, esitiedot)
– hoitoa koskevat laskutustiedot
– Yritystiedot
– Y-tunnus
– Työnkuva
– Käyttäjän antamat profilointi – ja kiinnostustiedot

Tarvittaessa muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot.
Muut mahdolliset käyttäjän antamat tiedot, joita tarvitsemme tietosuojalausekkeessa määriteltyihin tarkoituksiin.
Potilastiedot kerätään ensisijaisesti potilaalta itseltään, hänen huoltajaltaan tai lailliselta edustajalta.

6. Potilastietojen säännönmukainen luovuttaminen

Potilastietoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Potilastietoja voidaan luovuttaa sivullisille vain potilaan yksilöidyllä suostumuksella taikka mikäli asiasta on laissa nimenomaisesti erikseen säädetty. Potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi voidaan luovuttaa tarpeellisia tietoja potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle potilaan suullisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän, potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti.

Tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin, tiedot annetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella pääsääntöisesti lausuntoina ko. asian vaatimassa laajuudessa. Tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen saadaan antaa tieto potilaan henkilöllisyydestä ja terveydentilasta, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä.

Salassapitovelvollisuuden ja yksityisyyden suojan tarve jatkuu vielä henkilön kuoltua. Näin olleen myöskään kuolleen henkilön tietoja ei saa luovuttaa ilman laissa olevaa perustetta. Potilasasiakirjoihin sisältyvien tietojen luovuttamista tieteellistä tutkimusta ja tilastointia varten on voimassa, mitä siitä säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (556/1989) ja henkilötietolaissa. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Potilastietojen suojaamisen yleiset periaatteet

Lainsäädännön yleiset periaatteet; Potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille, ilman potilaan
suostumusta tai nimenomaista lainsäännöstä. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan hoidon toteutukseen osalllistuvat. (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13. §). Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.

Potilastietojen suojaaminen ja säilyttämistapa
•potilasrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä
•potilasrekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla
-potilastietojärjestelmässä olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla
-potilastietojen käyttöä valvotaan
• alihankkijoina käytämme luotettavaksi todettuja toimijoita, joiden tietoturva on kunnossa
• koko henkilökunnalla on salassapitosopimus

8. Tarkastusoikeus

Potilaalla on oikeus tarkistaa itseään koskevat potilastiedot. (Henkilötietolaki 523/1999)26§
Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja se voidaan evätä ainoastaan poikkeuksellisesti esimerkiksi silloin, kun tiedon antamisesta aiheutuu
vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai hoidolle tai muille oikeuksille.
Tarkastuspyyntö tapahtuu henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla, jonka perusteella henkilöllisyys voidaan luotettavasti varmentaa.
Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Rekisteröidylle varataan ilman aiheetonta viivytystä tilaisuus tutustua hänestä rekisteriin tallennettuihin tietoihin. Pyydettäessä tiedot annetaan kirjallisina. Tiedot on annettava ymmärrettävässä muodossa.

9. Tiedon korjaaminen

Sinulla on oikeus vaatia tietojesi oikaisemista, poistamista tai täydentämistä mikäli potilasrekisteri sisältää sinua koskevia henkilötietoja, jotka ovat
virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita. (Henkilötietolaki 29§). Korjauspyyntö tapahtuu henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai
omakätisesti kirjoitetulla asiakirjalla, jonka perusteella henkilöllisyys voidaan luotettavasti varmentaa. Pyyntö on perusteltava.
Tiedon korjaamista ei kuitenkaan saa suorittaa potilaan vaatimalla tavalla, jos tieto potilaan tutkimuksen tai hoidon kannalta arvioiden on tarpeellinen/
välttämätön ja tiedon tallentamiselle on lain mukaiset perusteet. Hoitovastuuseen liittyvien syiden vuoksi on terveydenhuollon rekistereissä säilytettävä myös aikaisempi tieto asianmukaisin korjausmerkinnöin (Sosiaali- ja terveysministeriön (STM) asetus potilasasiakirjoista 289/2009).

10. Säilytysajat

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tietojen keräämisen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Potilastietojen säilytysajoista säädetään laissa (sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista). Pääsääntöisesti potilastietojasi säilytetään 12 vuotta kuolemasi jälkeen tai 120 vuotta syntymästäsi, mikäli tietoa kuolemasta ei ole.

Potilastietoa koskevaa lokitietoja säilytetään lakisääteisesti vähintään 12 vuotta lokin syntymisestä.
Asiakastietojasi säilytetään viisi vuotta viimeisimmän ajanvarauksesi tai vastaanottokäyntisi jälkeen. Hoitosi aikana syntynyttä potilastietoa säilytetään kuitenkin lakisääteisesti vähintään elinikäsi ajan edellä kuvatulla tavalla. Säilytämme laskutusta varten käsiteltyä tietoa kirjanpitolaissa määritellyn ajan.

11. Valittaminen

Tietosuojavaltuutetulle voi tehdä valituksen, mikäli koet, että rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

12. Oikeudet muutoksiin

Päivitämme tarvittaessa tätä selostetta parhaan mahdollisen yhteistyön saavuttamiseksi.